• ZAČÍNÁME S RPA

    „Co jste netušili? Co byste měli vědět?

    S čím Vám může ULTIMATE pomoci?“

Co je to RPA?

RPA je zkratka anglického textu Robotic Process Automation, v překladu tedy Robotická automatizace procesu. Technologie RPA využívá softwarové roboty, kteří automaticky vykonávají rutinní činnosti v administrativních procesech.

RPA dokáže plnohodnotně nahradit činnosti zaměstnance související s obsluhou různých počítačových aplikací. Nasazení robota pro zpracování procesu přináší mnoho výhod:

  • Snížení nákladů / počtu FTE – typická návratnost investice do robotizace se pohybuje od 2 do 6 měsíců.
  • Snížení chybovosti – realizací procesů pomocí robota je možné eliminovat chyby lidského faktoru.
  • Zvýšení rychlosti zpracování – robot dokáže s jakoukoliv aplikací pracovat rychleji než uživatel a v módu 24/7.
  • Přidaná hodnota – robotizace procesů eliminuje repetitivní a nezáživnou práci a uvolní kapacitu kvalifikovaných pracovníků pro činnosti s vyšší přidanou hodnotou.

Jak pracuje robot

Na základě uživatelských činností procesu, který se automatizuje, se vytvoří zadání pro robotizaci. Popis činností se připravuje v podobném detailu, jako při přípravě návodu pro zaměstnance, který by činnosti vykonával.

Robot následně vykonává připravený procesní scénář opakovaně nebo při splnění vstupních podmínek. Robot využívá pouze uživatelská rozhraní obsluhovaných aplikací stejně jako běžný uživatel bez potřeby změny aplikací a systémů.

Veškerá aktivita robota je zaznamenávaná a v případě výjimky či nestandardní situace je upozorněn kvalifikovaný uživatel.

Technologie robotizace umožňuje vykonávat procesy bez zásahu uživatele v režimu 24/7 s nižší chybovostí a vyšší efektivitou.

Vhodné a nevhodné procesy

Robotizace nachází uplatnění v mnoha oblastech, zejména pak například v odděleních back-office, při AML a KYC kontrolách, v účetnictví, při zpracování nových klientů, reportů, kontrol, žádostí, odměn, aktualizací a v neposlední řadě při přípravě dat či sestav pro další zpracování.

Vhodné procesy

Robotizace je vhodná zejména:

  • v transakčních procesech
  • v procesech zpracovávajících větší objemy dat
  • u činností s přesně definovaným postupem
  • u činností s vysokým počtem opakování
  • u pravidelně opakovaných aktivit
  • u aktivit k jejichž vykonávání nejsou potřeba znalosti a zkušenosti

Nevhodné procesy

Pro robotizaci nejsou vhodné procesy:

  • vyžadují kreativitu, zkušenosti a znalosti
  • nemají jednotný a přesně definovaný postup
  • procesy, které pracují s nestrukturovanými daty
  • činnosti týkající se analýzy informací z textu
  • činnosti jako zodpovídání dotazů a interaktivní komunikace s lidmi

Jak vypadá typický proces?

Typický vhodný proces je možné představit na jednoduchém příkladu procesu vyhodnocení a zpracování odměn. Součástí agendy HR je vyhodnocování měsíčních bonusů obchodních zástupců. Jedná se o činnost, kdy jsou bonusy vypočítávány na základě prodejů uskutečněných v předchozím období. Proces probíhá tak, že si zaměstnanec HR stáhne informace o prodejích ze SAPu nebo z jiné databáze a uloží si je do XLS a následně podle předem daných kritérií vyhodnocuje nároky na vyplacení bonusů. Tuto analýzu provádí v aplikaci Excel. Další zaměstnanec HR na základě připravených dat vyplňuje bonusy do mzdového systému.

Jedná se tedy o typický proces, který je vhodný pro robotizaci, protože se jedná o pravidelnou rutinní činnost se strukturovanými daty. Tento proces je snadno celý nahraditelný robotem.

Co všechno je potřeba udělat pro automatizaci procesu

Poté, co jsou identifikovány procesy pro automatizaci, je pro jejich automatizaci potřeba projít následujícími analytickými kroky:

  • Procesní analýza

    • Je proces algoritmizovatelný?
    • Jak je proces časově náročný?
  • Procesní optimalizace

    • Jak lze proces zefektivnit?
    • Lze ho uzpůsobit dávkovému zpracování?
    • Ve kterých krocích procesu je lidská činnost nenahraditelná?
    • Vyplatí se ho automatizovat?
  • Vytvoření zadání pro robotizaci

    • Návod, jak proces vykonávat (jako pro zaměstnance, který by měl pracovat jen podle návodu).
  • Zajištění podmínek pro robotizaci

    • Vyčlenění dedikované pracovní stanice pro roboty.
    • Zajištění přístupů do aplikací.
  • Příprava automatizace v testovacím prostředí

    • Konfigurace robota.
    • Ověření správné funkčnosti na testovacích datech.
    • Akceptace funkčnosti procesu.
  • Úprava automatizace pro produkční prostředí

    • Změny související s odlišnostmi testovacího a produkčního prostředí.
    • Ověření správné funkčnosti na produkčních datech.
    • Akceptace funkčnosti robotického procesu.
  • NASAZENÍ AUTOMATIZACE DO ŽIVÉHO PROVOZU

Jak se typický proces vykonává

Provoz automatizovaného procesu probíhá pravidelně nebo se spouští automaticky na základě definované události. Pravidelný běh robotického procesu lze plánovat mimo špičku vytížení aplikací a tím optimalizovat vytížení softwarové infrastruktury.
Obrázek níže ilustruje příklad průběhu automatizovaného procesu, který se pravidelně spouští každý den v 6 hodin ráno. Po zpracování všech záznamů (krok 6) zkontroluje a odsouhlasí operátor automatizace výsledky zpracování (krok 9). Toto je zároveň jediný krok s lidským vstupem do procesu. Záznamy, které nebylo možné zpracovat automaticky, se předají pracovníkům k ručnímu zpracování (krok 10).

Chcete si nástroje UltimateRPA vyzkoušet?

Chcete vědět více?

© Copyright – StringData, s.r.o. 2017